Immobilienverwaltung auf Mallorca aus der Ferne: Der komplette Leitfaden für deutsche Eigentümer

Sie besitzen eine Immobilie auf Mallorca, leben aber in Deutschland? Dann stehen Sie vor einer der größten Herausforderungen des Auslandsimmobilienbesitzes: die zuverlässige Verwaltung und Betreuung Ihres Objekts aus der Ferne. Von der Hausverwaltung über die Schlüsselbetreuung bis hin zur Steuererklärung — in diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre Mallorca-Immobilie professionell und stressfrei aus Deutschland managen.

Hausverwaltungsunternehmen auf Mallorca: Typen und Leistungen

Auf Mallorca gibt es eine Vielzahl von Hausverwaltungsunternehmen, die sich auf ausländische Eigentümer spezialisiert haben. Viele bieten deutschsprachigen Service. Grundsätzlich lassen sich drei Kategorien unterscheiden:

1. Vollservice-Hausverwaltung (gestión integral)

Diese Unternehmen übernehmen die komplette Betreuung: Vermietung, Gästebetreuung, Reinigung, Instandhaltung, Schlüsselservice, Abrechnungen und Kommunikation mit der comunidad de propietarios (Eigentümergemeinschaft). Ideal für Eigentümer, die sich um nichts kümmern möchten.

• Leistungsumfang: Vermietung, Check-in/Check-out, Reinigung, Wartung, Buchhaltung, Steuervorbereitung
• Typische Kosten: 15–25 % der Mieteinnahmen (bei Ferienvermietung) oder 8–12 % (bei Langzeitvermietung)
• Geeignet für: Ferienvermietung, Eigentümer ohne lokale Präsenz

2. Reine Immobilienverwaltung (administración de fincas)

Der klassische administrador de fincas verwaltet die Eigentümergemeinschaft: Er organisiert die Eigentümerversammlungen, wickelt die Comunidad-Gebühren ab und kümmert sich um gemeinschaftliche Instandhaltung (Aufzug, Pool, Garten). Dieser Service ist in den Comunidad-Gebühren enthalten und betrifft Ihre Wohnung nur indirekt.

• Leistungsumfang: Verwaltung der Eigentümergemeinschaft, Jahresabrechnung, Reparaturkoordination für Gemeinschaftsflächen
• Typische Kosten: In der Comunidad-Gebühr enthalten (20–40 €/Monat pro Einheit als Verwaltungsanteil)
• Geeignet für: Alle Wohnungseigentümer in einer Anlage — ist ohnehin gesetzlich vorgeschrieben

3. Property-Care-Service (Schlüsselbetreuung)

Schlanke Dienstleister, die sich auf die physische Betreuung spezialisiert haben: regelmäßige Kontrollen, Lüften, Gartenpflege, Poolwartung und Anwesenheit bei Handwerkern oder Lieferungen. Keine Vermietung, keine Buchhaltung.

• Leistungsumfang: Monatliche/wöchentliche Kontrollen, Schlüsselverwahrung, Handwerkerkoordination, Garten/Pool
• Typische Kosten: 100–300 €/Monat (abhängig von Häufigkeit und Objektgröße)
• Geeignet für: Eigennutzer, die nicht vermieten, aber regelmäßige Betreuung brauchen

Was kostet die Immobilienverwaltung auf Mallorca?

Die Kosten variieren je nach Leistungsumfang, Objekttyp und Vermietungsmodell. Hier eine realistische Übersicht:

Rechtliche Pflichten als Fernbesitzer

Als Eigentümer einer Immobilie in Spanien haben Sie bestimmte rechtliche Pflichten — unabhängig davon, ob Sie auf der Insel leben oder nicht:

Steuerliche Pflichten

• IRNR (Nicht-Residenten-Einkommensteuer): Sie müssen jedes Jahr in Spanien eine Steuererklärung abgeben — auch wenn Sie die Immobilie nicht vermieten. Bei Eigennutzung wird eine fiktive Einnahme von 1,1–2 % des Katasterwerts besteuert. Bei Vermietung werden die tatsächlichen Einnahmen (abzüglich Kosten für EU-Residenten) mit 19 % besteuert. Mehr dazu in unserem Steuerleitfaden.
• IBI (Grundsteuer): Jährlich an die Gemeinde zu zahlen. Richten Sie eine Lastschrift ein, um Säumniszuschläge zu vermeiden.
• Basura (Müllgebühr): Jährliche Gemeindegebühr, 100–300 € je nach Gemeinde.
• Vermögensteuer: Ab einem Immobilienvermögen von 700.000 € (Freibetrag für Nicht-Residenten) fällt auf den Balearen eine Vermögensteuer an.

Pflichten gegenüber der Eigentümergemeinschaft

• Comunidad-Gebühren: Monatliche Beiträge zur Instandhaltung der Gemeinschaftsflächen. Diese müssen pünktlich gezahlt werden — Rückstände können zu rechtlichen Schritten führen.
• Eigentümerversammlung: Einmal jährlich findet die junta de propietarios statt. Sie können einen Vertreter (z. B. Ihren Verwalter) mit einer Vollmacht (poder notarial) entsenden.
• Sonderumlagen (derramas): Für größere Reparaturen kann die Gemeinschaft Sonderumlagen beschließen. Diese können erheblich sein (z. B. Fassadensanierung: 3.000–15.000 € pro Einheit).

Pflichten bei Ferienvermietung

• Touristenlizenz: Pflicht für jede Form der kurzfristigen Vermietung.
• Meldepflicht: Jeder Gast muss innerhalb von 24 Stunden bei der Polizei gemeldet werden (elektronisch über das SES.Hospedajes-System).
• Touristensteuer: Die Impuesto Turístico Sostenible muss quartalsweise abgeführt werden.
• Beschwerdeformulare: Sie müssen offizielle Beschwerdeformulare (hojas de reclamación) bereithalten.

Schlüsselbetreuung und Notfallmanagement

Ein funktionierender Schlüsselservice ist das Rückgrat jeder Fernverwaltung. Wenn ein Rohrbruch um 2 Uhr nachts passiert, brauchen Sie jemanden vor Ort, der sofort handeln kann.

Was ein guter Schlüsselservice bietet

• Schlüsselverwahrung: Sichere Aufbewahrung eines kompletten Schlüsselsatzes (Haustür, Gartentor, Briefkasten, Technikräume)
• 24/7-Notfallnummer: Erreichbarkeit bei Wasserschäden, Einbrüchen, Unwetterschäden
• Regelmäßige Kontrollen: Wöchentlich oder 14-tägig: Lüften, Wasserleitungen laufen lassen (gegen Kalkablagerungen), Post einsammeln, Sichtprüfung
• Handwerkerkoordination: Schlüsselübergabe an Handwerker, Anwesenheit bei Reparaturen, Abnahme der Arbeiten
• Unwetter-Check: Nach starken Regenfällen oder Stürmen (die auf Mallorca im Herbst häufig sind): Überprüfung auf Schäden an Dach, Terrasse, Fensterrahmen, Garten

Smart-Home-Lösungen als Ergänzung

Immer mehr Fernbesitzer setzen auf technische Lösungen zur Fernüberwachung:

• Wassermelder: Sensoren unter Spülmaschine und Waschmaschine melden Lecks sofort per App (ab 30 € pro Sensor)
• Smarte Thermostate: Heizung/Klima fernsteuern — spart Strom und bereitet die Wohnung vor Ihrer Ankunft vor
• Überwachungskameras: Außenkameras für die Sicherheit (bei Ferienvermietung: Kameras im Innenbereich sind in Spanien verboten)
• Smartlocks: Schlüsselloser Zugang für Gäste und Handwerker — Sie vergeben und entziehen Codes aus der Ferne

Instandhaltung: Worauf Sie achten müssen

Das mediterrane Klima Mallorcas ist ein Segen für Bewohner, aber eine Herausforderung für Immobilien. Salzluft, intensive UV-Strahlung und gelegentliche Sturzregen fordern ihren Tribut. Eine vorausschauende Instandhaltung ist daher unverzichtbar.

Jährliche Wartungsarbeiten

Steuererklärung aus Deutschland: So funktioniert es

Als deutscher Eigentümer einer Immobilie auf Mallorca müssen Sie in beiden Ländern Steuererklärungen abgeben. Das Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen Deutschland und Spanien verhindert zwar eine doppelte Besteuerung, doch die Einkünfte müssen in beiden Ländern deklariert werden.

In Spanien: IRNR-Erklärung

• Formular: Modelo 210
• Frist: Bei Eigennutzung: bis 31. Dezember des Folgejahres. Bei Vermietung: quartalsweise innerhalb von 20 Tagen nach Quartalsende.
• Kann elektronisch eingereicht werden: Ja, über die AEAT-Website — allerdings ist ein digitales Zertifikat oder eine Cl@ve-PIN erforderlich.
• Empfehlung: Beauftragen Sie einen asesor fiscal auf Mallorca. Kosten: 200–600 €/Jahr für die komplette Steuererklärung.

In Deutschland: Anlage AUS

• Mieteinnahmen aus Spanien müssen in der deutschen Steuererklärung angegeben werden (Anlage AUS). Sie werden in Deutschland zwar nicht nochmals besteuert, unterliegen aber dem Progressionsvorbehalt — das heißt, sie erhöhen den Steuersatz auf Ihr übriges Einkommen.
• Eigennutzung ohne Mieteinnahmen: In Deutschland nicht erklärungspflichtig (die fiktive Eigennutzung wird nur in Spanien besteuert).

Den richtigen Steuerberater finden

Ideal ist ein Steuerberater, der sowohl das spanische als auch das deutsche Steuerrecht kennt. Auf Mallorca gibt es mehrere deutschsprachige asesorías, die sich auf deutsche Kunden spezialisiert haben. Alternativ können Sie einen spanischen Steuerberater auf Mallorca und einen deutschen Steuerberater in der Heimat parallel beauftragen — achten Sie darauf, dass beide miteinander kommunizieren.

Versicherungsschutz bei längerer Abwesenheit

Viele Gebäudeversicherungen (seguro del hogar) auf Mallorca enthalten Klauseln zur Bewohnbarkeit: Steht die Immobilie länger als 60–90 Tage am Stück leer, kann der Versicherungsschutz bei bestimmten Schäden (z. B. Wasserschäden, Einbruch) eingeschränkt sein. Mehr dazu in unserem Versicherungsleitfaden für Mallorca-Eigentümer.

• Informieren Sie Ihre Versicherung über längere Abwesenheitszeiten.
• Vereinbaren Sie regelmäßige Kontrollen durch Ihren Property-Care-Service — viele Versicherungen verlangen dies als Bedingung für den vollen Schutz.
• Schließen Sie den Hauptwasserhahn bei längerer Abwesenheit — Wasserschäden sind die häufigste Schadenursache auf Mallorca.

Digitale Tools für Ferneigentümer

Moderne Technologie macht die Fernverwaltung deutlich einfacher als noch vor zehn Jahren. Hier die wichtigsten digitalen Werkzeuge:

Vermietungsplattformen und Channel-Manager

• Airbnb, Booking.com, Vrbo: Für die Vermarktung und Buchung Ihrer Ferienimmobilie.
• Channel-Manager (z. B. Smoobu, Lodgify, Hostaway): Synchronisiert Kalender und Preise über alle Plattformen — verhindert Doppelbuchungen. Kosten: 15–50 €/Monat.
• Automatische Preisgestaltung (z. B. PriceLabs, Beyond): Passt Ihre Preise automatisch an Nachfrage, Saison und Wettbewerb an. Kosten: 1–2 % der Einnahmen.

Kommunikation und Koordination

• WhatsApp Business: Unverzichtbar für die Kommunikation mit Handwerkern, Reinigungskräften und dem Verwalter auf Mallorca. In Spanien ist WhatsApp das Standardkommunikationsmittel — E-Mails werden oft nicht zeitnah beantwortet.
• Google Drive oder Dropbox: Für die gemeinsame Dokumentenverwaltung mit Ihrem Verwalter (Rechnungen, Verträge, Fotos von Schäden).

Buchhaltung und Finanzen

• Spanisches Bankkonto: Unverzichtbar für Lastschriften (IBI, Comunidad, Strom, Wasser). Eröffnen Sie ein Konto bei einer spanischen Bank mit Online-Banking (z. B. CaixaBank, Sabadell, BBVA). Die meisten Banken bieten mittlerweile mehrsprachige Online-Plattformen.
• Wise (früher TransferWise): Für günstige Überweisungen zwischen deutschem und spanischem Konto.

Jahres-Checkliste für Ferneigentümer

Damit Sie nichts vergessen, hier eine strukturierte Checkliste der wichtigsten Aufgaben im Jahresverlauf:

Januar–März

• Spanische Steuererklärung (Modelo 210) für das Vorjahr vorbereiten
• Comunidad-Abrechnung des Vorjahres prüfen
• Versicherungspolice überprüfen und ggf. erneuern
• Ferienkalender und Preise für die kommende Saison festlegen
• Instandhaltungsplan erstellen: Was muss vor der Saison repariert werden?

April–Juni

• Klimaanlage warten lassen
• Pool in Betrieb nehmen und prüfen
• Garten frühlingsfest machen (Bewässerungssystem prüfen)
• IBI-Zahlung prüfen (Termin variiert je nach Gemeinde)
• Fotos der Immobilie aktualisieren (für Vermietungsplattformen)

Juli–September

• Hochsaison: Gästewechsel und Reinigung koordinieren
• Quartalsweise Touristensteuer abführen
• Regelmäßige Kommunikation mit dem Verwalter

Oktober–Dezember

• Pool winterfest machen
• Dach und Terrassen vor der Regenzeit prüfen
• Regenrinnen reinigen
• Eigentümerversammlung (junta) — Vollmacht ausstellen, wenn Sie nicht teilnehmen
• Inventur der Ausstattung (bei Ferienvermietung)
• Jahresabschluss mit dem Verwalter besprechen
• Vorausgefüllte Steuererklärung (Modelo 210) für Eigennutzungsquartale einreichen

So finden Sie den richtigen Verwalter

Die Wahl des Verwalters ist die wichtigste Entscheidung für Ferneigentümer. Ein schlechter Verwalter kann Sie Tausende Euro kosten — durch Leerstand, überhöhte Handwerkerrechnungen oder versäumte Steuerfristen. Hier unsere Tipps:

• Referenzen einholen: Sprechen Sie mit mindestens drei bestehenden Kunden des Verwalters. Fragen Sie nach Reaktionszeiten, Transparenz und Zuverlässigkeit.
• Vertrag prüfen: Achten Sie auf Kündigungsfristen (maximal 3 Monate), transparente Gebührenstruktur und klare Regelungen zu Handwerkerbeauftragungen (ab welchem Betrag ist Ihre Zustimmung erforderlich?).
• Monatliche Berichte: Ein guter Verwalter sendet Ihnen monatlich einen Bericht mit Einnahmen, Ausgaben, durchgeführten Maßnahmen und anstehenden Reparaturen.
• Deutschsprachig: Für komplexe Themen (Versicherungsschäden, Steuererklärungen, Rechtsstreitigkeiten) ist ein deutschsprachiger Ansprechpartner auf Mallorca Gold wert.
• Lokal verankert: Wählen Sie einen Verwalter, der in derselben Gemeinde wie Ihre Immobilie ansässig ist. In Pollença nützt Ihnen ein Verwalter in Palma wenig — die Reaktionszeit bei Notfällen wäre zu lang.